Entrepreneur.e.s: comment bien s’organiser?

Être entrepreneur.e ou free-lance, c’est super! Mais tout gérer seul.e, du commercial à la réalisation en passant par les relations clients tout en faisant sa compta, soyons honnêtes, c’est loin (très loin!) d’être facile. C’est pourquoi je vous partage aujourd’hui quelques conseils pour mieux gérer son emploi du temps et ne plus courir après le temps dans votre vie pro comme dans votre vie perso. 

1. Lister ses tâches

Vous-même vous savez comment ça se passe: on écrit ce qu’on a à faire sur des post-its, des bouts de feuilles volantes ou dans un carnet. On liste, on liste, et on se retrouve bientôt avec 4500 tâches, sans savoir par où commencer – en supposant qu’on retrouve tous nos petits papiers éparpillés. Difficile de ne pas se décourager ! 

Je vous propose donc de noter tout ce que vous avez faire au même endroit, puis de regarder votre liste de plus près: certaines actions peuvent-elles être regroupées (répondre à des mails, ou passer des appels par exemple)? Il est aussi important à ce stade de séparer les grandes tâches en petites étapes: « S’occuper de l’appel d’offres Bidule » est trop vague – et donc décourageant. 

Par exemple: 

– S’occuper de l’appel d’offres Bidule: 

• appeler Michel pour avoir des infos supplémentaires

• lire plus en détail le dossier

• réfléchir une proposition 

– Mails: 

• répondre à Martine

• contacter Emile au sujet du dossier X

• envoyer les coordonnées de Jacques-Henri à Ginette

2. Prioriser

Maintenant qu’on a tout ce qu’on doit faire sous les yeux, on va pouvoir définir un ordre de priorité pour chaque tâche. On attribue donc un numéro à chacune, par ordre d’importance. 

Plusieurs critères sont à prendre en considération: 

1) Qu’est-ce qui est urgent?

2) Qu’est-ce qui n’est pas urgent mais me reste en tête et serait rapide à faire?

3) Qu’est qui peut attendre (demain / la semaine prochaine / le mois prochain….)?

Si vous avez, malgré tout, des difficultés à identifier vos priorités (« tout est urgent », on le sait bien), vous pouvez vous aider de la désormais célèbre matrice d’Eisenhower:

3. Planifier

On a notre liste de tâches, l’ordre dans lequel on souhaite les réaliser… Reste à savoir QUAND on s’y met! C’est maintenant que vous prenez cette décision, en planifiant (dans un agenda, un bullet journal, sur Trello….) le moment que vous allez consacrer à chaque action. Vous pouvez prévoir sur la journée, la semaine, le mois ou plus, c’est à vous de voir. Je recommande fortement d’en profiter pour prévoir l’imprévu. Je le sais, vous le savez, nous le savons tous: une journée qui se passe exactement comment prévu est à peu près aussi rare que de voir passer son voisin déguisé en licorne. Si vous estimez qu’une tâche va vous prendre 1h, prévoyez-en 2. Oui, ça veut dire prévoir max 4h de travail pour une journée de 8h. Meilleur scénario: je gère à fond les ballons et je fais tout en 4h -> génial, je peux prendre de l’avance sur mon planning! Pire scénario: j’ai trois mille urgences qui me tombent dessus et j’ai le temps de m’en occuper + de me consacrer au travail prévu, c’est merveilleux.

4. Réévaluer

Un bon planning nous aide à être mieux organisé et à récupérer de l’espace mental: plus besoin de penser à ce qu’on doit faire, c’est prévu. S’il se transforme en petit être tyrannique qui nous interdit toute spontanéité, c’est qu’il y a un souci. C’est primordial de garder cela à l’esprit et de rester souple, de changer, réadapter, déplacer des tâches si besoin, en fonction de la réalité de notre vie. Si cela arrive trop régulièrement, on peut tenter de planifier différemment (par exemple au jour le jour plutôt que sur une semaine). Si, malgré tout, on se retrouve à nouveau complètement sous l’eau, il peut être intéressant d’interroger sa charge de travail: est-ce qu’on n’essaie pas de faire trop de choses en même temps? Est-on réaliste dans notre planification? Peut-on déléguer certaines actions? Faut-il apprendre à dire « non » quand on est déjà très occupé? Y’a-t-il des actions peu utiles qu’on peut supprimer? 

5. S’écouter et se préserver

Mes clients entrepreneur.e.s ont tous un grand point commun: dans leurs super plannings, on ne trouve pas ou peu… de jours de repos. C’est l’un des pièges de l’entrepreneuriat… Puisque tout repose sur nous et nous seul.e, on n’a plus envie de s’arrêter de bosser, histoire que les choses avancent. Oui mais… A quel point êtes-vous efficaces lorsque vous êtes épuisés? Qu’advient-il de votre créativité si vous n’avez que peu de temps libre? Pensez à vous écouter et à prévoir un à deux jours de repos total dans votre semaine pour vous ressourcer.

Il peut aussi être tentant de bousculer toutes ses habitudes d’un coup. Encore une fois, écoutez vous, écoutez votre rythme et soyez souples; c’est très noble de vouloir soudainement se lever à 6h du matin pour travailler plus, mais si vous avez déjà du mal à sortir du lit à 9h, ça a peu de chance de fonctionner sur le long terme. Adaptez votre planning à votre rythme et non l’inverse. Créez d’abord votre routine, il sera toujours temps de modifier votre rythme plus tard. 

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour vous transformer en dieu ou déesse de l’organisation! N’hésitez pas à réagir dans les commentaires ou à me contacter directement pour toute remarque ou question!